IMEX 2020 goes virtual – mit einem vielfältigen Programm auf der Plattform PlanetIMEX

Die IMEX 2020: Vertraute „Bausteine“ in neuen Formaten

Als ich im März erfuhr, dass die IMEX aus bekanntem Grund abgesagt werden musste, war ich natürlich ganz traurig. Auf den Besuch der Messe, die in den letzten Jahren immer eine Inspirationsquelle für mich war, hatte ich mich sehr gefreut. Damals konnte ich noch nicht erahnen, dass die Planer schon eifrig an einer alternativen Online-Lösung arbeiteten. Umso größer die Überraschung, als im April die Einladung zu PlanetIMEX kam. Das Programm für die Tage rund um den ursprünglichen IMEX-Termin sah ungefähr so aus.

• Mittwoch 6. Mai– PlanetIMEX geht live 
• Montag 11. Mai– EduMonday Live – spannende Vorträge zum Thema Eventplanung 
• Dienstag 12. Mai– Community Day – Austausch mit den IMEX-Partnern
• Mittwoch 13. Mai– #imexstillrunning – jährlicher Lauf, aus dem dieses Jahr eine tolle Hashtag-Kampagne wurde
• Donnerstag 14. Mai – IMEX Introductions – Möglichkeit zur Vernetzung

Ich legte ein Profil an, und nahm am EduMonday sowie am Community Day und sogar am virtuellen Lauf teil (mehr dazu auf Twitter: #imexstillrunning).

Nach der Woche war ich beeindruckt, wie viel Engagement und Proaktivität in einer Branche, die bis ins Mark getroffen ist, noch vorhanden sind. Eine Branche, die bereit ist, sich komplett auf den Kopf zu stellen, um den größten Herausforderungen der Zukunft – Klimawandel, Corona-Krise und soziale Ungerechtigkeit, um nur ein paar zu nennen – gerecht zu werden.

Mögliche Szenarien für die Zukunft

Die Frage, die allen unter den Nägeln brannte, war natürlich „Wie geht es nun weiter“? Wann werden wir uns wieder „offline“ treffen können? Wie schlimm wird die Wirtschaftskrise? Zukunftsforscher haben derzeit sicherlich keine Langeweile. Eine Glaskugel hatte auf PlanetIMEX zwar keiner mitgebracht. Es wurden aber diverse mögliche Szenarien beleuchtet, die von weniger starken und stärkeren Auswirkungen auf die Wirtschaft und die Eventbranche ausgingen.

Eine Hypothese war aber in fast allen Szenarien zu finden: Die Corona-Krise wird die Digitalisierung und die Etablierung neuer Formate vorantreiben.

Neue Formate – Hybrid heißt das Schlagwort

Ein Hybrid-Event ist eine Veranstaltung, die physisch an einem bestimmten Ort stattfindet und gleichzeitig von einem Live- und interaktiven Publikum online besucht wird. (Quelle: https://www.angage.com/).

Habt ihr schon von der #BOCOM-Konferenz gehört? Das ist ein Pilotprojekt von GCB und anderen Projektpartnern, das Forschungsergebnisse über Veranstaltungsszenarien für die Branche sowie Anforderungen in Punkto Nachhaltigkeit, Flexibilität und Interaktion umsetzt.

Online-Meetings: Vorteile, Best Practice und ein paar coole Ideen

Dass Online-Meetings zum Teil sehr anstrengend sind und mehr Energie rauben, haben auch wir (als Teilnehmer*innen und Dolmetscher*innen) in den letzten drei Monaten festgestellt.

Ein paar Ideen

Nicht jedes virtuelle Meeting muss jedoch keine zusätzliche Anstrengung für die Teilnehmer sein. Hier ein paar Tipps für eine bessere und inklusivere Teilnehmererfahrung bei virtuellen Meetings:

• Den Meetingraum früher aufschließen, um eine lockere Interaktion unter den Teilnehmern vor dem offiziellen Start zu ermöglichen. (Dass das gut ankommt, haben wir Eloquenserinnen bei dem von uns organisierten Konferenzdolmetscher-Stammtisch mit über 30 Teilnehmern feststellen können).
• Bei größeren Veranstaltungen kann man im Publikum durch kleine Teambuilding-Spiele für Interaktion und eine lockere Stimmung sorgen. Zum Beispiel mit einer App wie https://www.piccles.com/. Beim EduMonday wurde auch ein kleines Experiment damit gemacht.
• Natur-Bildschirmhintergründe wirken entspannend für die Augen.
• Auch die Anwesenheit von Lamas oder eine Ziegen (ja, ihr habt richtig gelesen) kann für Entspannung und Gelassenheit sorgen. Die kann man bei dieser Farm in Kalifornien die auch virtuelle Rundgänge bietet, buchen.

[Übrigens, wenn ihr bei internationalen Meetings alle Teilnehmer einbeziehen möchtet, haben wir bei eloquens ein paar Ideen. Hier findet ihr zum Beispiel unseren Artikel über den PCS-Hub, die neue Lösung zum Remote-Dolmetschen. Natürlich beraten wir Euch gerne im persönlichen Gespräch!]

Vorteile

Über die Nachteile von Online-Meetings wurde genügend geschrieben. Wenn diese aber Teil unserer neuen Normalität werden sollten, kann es nicht schaden, auch die Vorteile vor die Augen zu führen:

• Mehr Messbarkeit: Es kann zum Beispiel besser nachverfolgt werden, wie lange die Teilnehmer eingeloggt bleiben und was sie genau auf einer Plattform (wie PlanetIMEX) tun
• Mehr Flexibilität – virtuelle Meetings lassen sich viel besser in den Alltag integrieren
• Größere Reichweite, die sich aus dem Punkt oben ergibt.
• Nachhaltigkeit – weniger CO2-Ausstoß, da die Teilnehmer nicht anreisen müssen
• Regelmäßiger Austausch – da Online-Meetings einfacher und spontaner geplant werden können und daher öfter stattfinden können.

Krisenmanagement

Spätestens seitdem wir gefühlt jeden Tag persönliche und geschäftliche Termine umdisponieren müssen, ist uns das Wort ein Begriff geworden. Müssen wir denn nun alle Krisenmanager*innen werden? Sicherlich schadet es nicht, von einschlägigen Top-Experten ein paar Best Practices zu lernen.

Zum Beispiel von Glenn Schoen, CEO von Boardroom@Crisis BV. In seinem Vortrag ging es um Krisenmanagement-Maßnahmen als Wettbewerbsvorteil. Dabei sei es wichtig, nicht nur ein Konzept für den Umgang mit Krisen und Bedrohungen zu haben, sondern dies auch jederzeit nachweisen zu können. Wenn eine Organisation nachweisen kann, dass bestimmte Tools eingesetzt werden, um im Falle eines Terroranschlages, Epidemie oder sonstigen Krise die Sicherheit der Teilnehmer zu bewahren, hat sie bessere Chancen, den Zuschlag zu bekommen.

Wie seid ihr und eure Kollegen bisher durch die Krise gekommen? Habt ihr Best Practice implementiert, die ihr mit uns teilen möchtet? Wir freuen uns auf Eure Kommentare!