Internationale Veranstaltungen in Zeiten des Coronavirus (Teil II)

Vor ein paar Monaten, als die Coronakrise gerade ausgebrochen und die ersten Veranstaltungen abgesagt worden waren, haben wir euch in diesem Blogbeitrag vom Stand der Dinge bezüglich Remote Simultaneous Interpreting (Ferndolmetschen) berichtet. Seitdem gab es Entwicklungen: Wir haben einige Plattformen getestet, von denen wir evtl. in separaten Blogbeiträgen berichten werden, und hatten am 4.5 einen Besichtigungstermin im neu eingerichteten Hub der Konferenztechnikfirma PCS GmbH.

[Die Hauptunterschiede zwischen Hubs und Plattformen zum Dolmetschen von zuhause aus erklären wir in diesem Beitrag: Macht Remote Simultaneous Interpreting internationale Veranstaltungen grüner?]

Im Rahmen einer ersten Vorstellung wurden verschiedene technische Aspekte beleuchtet. Im Anschluss konnten wir das Dolmetschen testen und Fragen stellen. Um die Situation so realitätsnah wie möglich zu gestalten, wurden über Zoom andere Kolleg*innen zugeschaltet, die den Test aus Sicht des Konferenzteilnehmers miterleben und ebenfalls Fragen stellen durften.

Beweggründe

Ursprünglich sind Hubs zum Ferndolmetschen aus dem Nachhaltigkeitsgedanken heraus entstanden. Denn durch den Verzicht auf die physische Anwesenheit der Dolmetscher*innen – und gegebenenfalls einiger oder aller Teilnehmer*innen – am Konferenzort lässt sich die Klimabilanz einer internationalen Veranstaltung verbessern. [S. dazu auch den Beitrag „Internationale Tagungen? Ja, aber bitte nachhaltig!“]

Durch die aktuelle Gesundheitskrise und die damit einhergehenden Einschränkungen, haben Hubs jedoch eine ganz andere Brisanz bekommen. In den letzten Monaten hat PCS Hubs an allen Standorten –Berlin, Düsseldorf (Hilden), Heilbronn und München aufgebaut.

Videokonferenz-Plattformen

Als Web-Conferencing-Tool wurde Zoom gewählt, da es bereits vor der Pandemie für viele Nutzer das Tool der Wahl war. Im Gegensatz zu anderen Plattformen bietet Zoom eine eigene Dolmetschfunktion zum Abhören der gedolmetschten Sprachen. Andere Tools sind in der Bedienung deutlich komplexer.

Allerdings wird im PCS-Hub nicht direkt mit einem Dolmetscher-Interface im Programm, sondern mit einem klassischen analogen Dolmetschpult von BOSCH oder SHURE gearbeitet. Der Ton wird dann am richtigen Kanal wieder ins Meeting zurückgeschickt. Das heißt auch, dass die Dolmetscher*innen nicht zwingend einen Laptop mitbringen müssen, es sei denn, um zu recherchieren. Grundsätzlich ließe sich der Hub aber auch auf Wunsch der Kunden mit anderen Videokonferenzanbietern verknüpfen; so liefen u.a. bereits WebEx-, MS Teams- und GoToMeeting-Konferenzen bei PCS fehlerfrei.

Technische Ausstattung

Der von uns besuchte Hub in Hilden (bei Düsseldorf) kann mit folgenden technischen Features aufwarten:

• VDSL-Glasfaser mit 125 Mbits im Up- und Download (schneller als im Home Office)
• Redundanz: Sollte die Glasfaserleitung durchgetrennt werden, wird automatisch auf LTE umgeschaltet
• Schallisolierte Kabinen mit Dolmetschpult von BOSCH oder SHURE; hochwertige Hörsprechgarnituren von Sennheiser
• Großer Bildschirm direkt vor der Kabine, bei Präsentationen auch ein zweiter
• Datensicherheit: Passwortschutz und verschlüsselte Übertragung (AES 265bit Verschlüsselung); individuelle Passwortvergabe möglich

Alle technischen Features entsprechen den einschlägigen ISO-Normen sowie den Vorgaben der Verbände zum RSI.

Support

Die Dolmetscher*innen werden vor Ort von Technikern betreut, die auch als „Moderatoren“ die Veranstaltungsleiter unterstützen und dabei helfen, den reibungslosen Ablauf der Konferenz zu sichern. Der Support steht auch den Teilnehmern als Remote-Zugriff zur Verfügung.

Kapazitäten

In Berlin und Heilbronn sind aktuell bereits je 2 Hubs aktiv, in München und Hilden (Düsseldorf) je 1 Hub, die problemlos aufgerüstet werden können.

Mit der Meeting-Funktion bei Zoom können bis zu 300 aktive Teilnehmer (die sich also zu Wort melden dürfen) – mit der Webinar-Funktion und einer Zusatzlizenz sogar weitere 10.000 passive Teilnehmer (die nur zuhören) in ein Meeting einschalten. Das Tool bietet außerdem die Möglichkeit, 10 Sprachkanäle gleichzeitig zu übertragen (also aktuell mit bis zu 20 Dolmetscherkabinen bei Wahrung der Abstandsregelung).

Es gibt aber auch die Möglichkeit, einen temporären Hub beim Kunden selbst zu installieren, wenn die technischen Voraussetzungen (Bandbreite usw.) gegeben sind. Auch hier besteht natürlich wieder die Möglichkeit, die gedolmetschten Sprachen entweder über Zoom oder andere vorhandenen Plattformen der Kunden einzuspeisen.

Umsetzung der Hygienemaßnahmen

Der Raum und die Kabinen sind groß genug um genügend Abstand zu halten. Kabine und Dolmetschpult samt Headsets werden nach der Nutzung desinfiziert. Wenn nur eine Sprache benötigt wird, können die Dolmetscher*innen (beim Simultandolmetschen arbeiten wir in Zweier-Teams!) in zwei getrennten Kabinen sitzen und relativ einfach miteinander kommunizieren. Für jede weitere Sprache werden daher aktuell auch zwei weitere Kabinen erforderlich, damit der Abstand zwischen den Dolmetschern gewahrt bleibt.

• 1-2 Tage vor dem Termin wird ein Test-Call mit den Technikern und evtl. den Dolmetscher*innen durchgeführt.
• Die Teilnehmer bekommen bei anderen Meetings eine Einladung und die Zugangsdaten im Vorfeld.
• Wichtig ist, dass der Veranstaltungsleiter vor dem Meeting die Spielregeln erklärt (Mikrofondisziplin, erforderliches Equipment usw.). Einfach draufloszureden ist nicht möglich!

Unsere Erfahrung beim Test

Wir konnten eine kurze Textpassage aus dem Deutschen in die Fremdsprache Dolmetschen und waren mit der Qualität von Ton und Bild sehr beeindruckt. Die Lippensynchronität und die anderen hier erwähnten Faktoren wurden berücksichtigt. Auch die remote zugeschalteten TeilnehmerInnen konnten die Verdolmetschung gut hören.

Tipps für Veranstaltungsplaner, die über uns eine Hub-Lösung zum Ferndolmetschen buchen möchten:

1. Mehrsprachige Meetings mit genügend Vorlauf planen, denn Hubs sind aufgrund der steigenden Nachfrage immer stärker ausgelastet. Ein bis zwei Wochen sind im Moment ein guter Mindestzeitraum.
2. Alle Teilnehmer müssen Mikrofondisziplin an den Tag legen. Bitte am Anfang des Meetings und zwischendurch immer wieder darauf hinweisen!
3. Die Teilnehmer sollten sich bei Nutzung von Laptops über LAN-Kabel, nicht über WLAN verbinden
4. Auch gute Hörsprechgarnituren oder Headsets sind wichtig, damit die Teilnehmer jederzeit gut hörbar sind und auch selber die Verdolmetschung gut hören können.
5. Virtuelle Meetings sind erfahrungsgemäß sehr anstrengend für das Dolmetschteam und die Teilnehmer. Lieber nicht zu lange Sessions planen!
6. Je mehr Informationen und Material die Dolmetscher bekommen, desto besser die Qualität. Das gilt auch bei Präsenzveranstaltungen, und beim Ferndolmetschen erst recht.

ACHTUNG: Bei schlechter Audioqualität können wir als Dolmetschteam die Verdolmetschung verweigern!

Preismodelle

Für die erste Kabine, also eine zweisprachige Konferenz, wird ein Grundtarif berechnet. Darin enthalten sind u.a.

• Moderation und Support für die Dolmetscher*innen und der Teilnehmer mit insgesamt zwei Technikern
• Reservierung des Hubs am Vortag
• Durchführung von Testcalls
• gesamte Dolmetschertechnik im Hub
• nötige zusätzliche IT- sowie Audio-/Videotechnik
• starke Internetverbindung inkl. Redundanz
• Softwarelizenz mit den wichtigsten Funktionalitäten
• Miete des Hubs
• Verpflegung der Dolmetscher.

Vorteil für euch als Eventplaner:

• qualitativ hochwertige Lösung, die datensicher und komfortabler ist als das Dolmetschen von zu Hause aus.
• Übernachtungs- und Verpflegungskosten der Dolmetscher entfallen; evtl. auch geringere Reisekosten.
• PCS übernimmt die Haftung für die technische Umsetzung.

Plant ihr demnächst ein mehrsprachiges Online-Meeting und habt Interesse an einer guten hubbasierten Lösung? Wir beraten Euch sehr gerne!

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P.S. Wir haben von PCS einen Infoflyer mit genaueren Infos erhalten, den wir unseren Kunden bei konkretem Interesse zur Verfügung stellen dürfen